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      新聞中心

      萬寧財務:會計檔案管理辦法電子會計檔案法律效力的內容詳解

      上傳日期:2017-09-04瀏覽次數覽9

      為規范會計檔案管理工作,提高會計檔案現代化管理水平,財政部、國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號,以下簡稱原《管理辦法》)進行了修訂,以財政部、國家檔案局令第79號發布了新的《會計檔案管理辦法》(以下簡稱新《管理辦法》),將于2016年1月1日起施行。萬寧財務公司、萬寧注冊公司、萬寧代理記賬報稅

      新《管理辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力,電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現電子化管理。

      新《管理辦法》允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質歸檔保存,同時要求建立會計檔案鑒定銷毀制度,完善銷毀流程,推動會計檔案銷毀工作有序開展。這些新的規定將節約大量紙質會計資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本,減少社會資源耗費,推動節能減排,有利于形成綠色環保的生產方式。萬寧財務公司、萬寧注冊公司、萬寧代理記賬報稅

      新《管理辦法》明確將電子會計檔案納入會計檔案范圍,將大力推動電子會計數據的深度開發和有效利用,為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計信息。

      新《管理辦法》共31條,與原《管理辦法》相比,主要作了以下調整:一是完善了會計檔案的定義和范圍。二是增加并明確了電子會計檔案的管理要求。三是完善了會計檔案的銷毀程序。四是明確了會計檔案出境的管理要求。五是調整了會計檔案的定期保管期限,并延長了會計檔案向單位檔案管理機構移交的期限。以下要點需關注。

      適用范圍

      國家機關、社會團體、企業、事業單位和其他組織管理會計檔案適用本辦法。

      4類會計資料要歸檔

      新《管理辦法》所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。下列會計資料應當進行歸檔:

      (一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;

      (二)會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;

      (三)財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;

      (四)其他會計資料,包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

      符合條件的可只建電子檔案

      為確保電子會計檔案的真實、完整、可用、安全,對于電子會計資料僅以電子形式歸檔保存的方式,新《管理辦法》提出了如下要求:

      一是形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸;萬寧財務公司、萬寧注冊公司、萬寧代理記賬報稅

      二是使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;

      三是使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;

      四是采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;萬寧財務公司、萬寧注冊公司、萬寧代理記賬報稅

      五是建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;

      六是形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案;

      七是電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名。萬寧財務公司、萬寧注冊公司、萬寧代理記賬報稅

      以上要求中:第一、七項規定是確保電子會計檔案的真實,第二、三、六項是確保電子會計檔案的準確、完整、可用,第四、五項規定是確保電子會計檔案的安全。單位內部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至六項規定;單位外部接收的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至七項規定。

      會計檔案保管期限分為兩類

      近年來,國家檔案局對機關和企業文件材料的定期保管期限進行了調整,《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局令第8號)、《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》(國家檔案局令第10號)分別將企業管理類檔案和機關文書檔案的定期保管期限統一為10年、30年。另外,會計檔案在很多民事案件中都作為重要證據,民事案件的訴訟時效最長為20年,但大部分會計檔案的最低保管期限都低于20年。

      為便于單位檔案的統一管理,并結合會計檔案的實際利用需求,新《管理辦法》將會計檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調整為10年、30年兩類,并將原附表1、2中保管期限為3年、5年、10年的會計檔案統一規定保管期限為10年,將保管期限為15年、25年的會計檔案統一規定保管期限為30年。其中會計憑證、會計賬簿等主要會計檔案的最低保管期限已延長至30年,其他輔助會計資料的最低保管期限延長至10年。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

      會計檔案要按程序銷毀

      新《管理辦法》規定,單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定,仍需繼續保存的會計檔案,應當重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀。

      會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭,組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行。經鑒定可以銷毀的會計檔案,應當按照以下程序銷毀:

      (一)單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。萬寧財務公司、萬寧注冊公司、萬寧代理記賬報稅

      (二)單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。萬寧財務公司、萬寧注冊公司、萬寧代理記賬報稅

      (三)單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作,并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

      特別提示

      電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定,并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。萬寧財務公司、萬寧注冊公司、萬寧代理記賬報稅

      保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時為止。

      單位間交接會計檔案的規定

      新《管理辦法》規定,單位之間交接會計檔案時,交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。萬寧財務公司、萬寧注冊公司、萬寧代理記賬報稅
      移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。萬寧財務公司、萬寧注冊公司、萬寧代理記賬報稅

      交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的單位有關負責人負責監督。交接完畢后,交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

      電子會計檔案應當與其元數據一并移交,特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗,確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。

      新《管理辦法》如何執行

      新《管理辦法》自2016年1月1日起施行。1998年8月21日財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)同時廢止。

      預算、計劃、制度等文件材料,應當執行文書檔案管理規定,不適用本辦法。

      不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶,其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執行。

      各省、自治區、直轄市、計劃單列市人民政府財政部門、檔案行政管理部門,新疆生產建設兵團財務局、檔案局,國務院各業務主管部門,中國人民解放軍總后勤部,可以根據本辦法制定具體實施辦法。

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